Dieser Punkt ist wieder einmal ein wenig aufwändiger. Diese Funktion von Excel benötigen wir damit wir unsere Excel Tabellen vernünftig auf Papier ausgedruckt bekommen. Man kann hier eine ganze Reihe von Einstellungen treffen. Genau das ist der Grund, warum wir hier auch nur das Allernotwendigste besprechen werden. Es liegt hier an mir abzuwägen, was für einen Anfänger wirklich wichtig ist und was nicht. Keine leichte Aufgabe.

Wichtig ist auf alle Fälle, dass wir uns darüber im Klaren sind, ob die Tabelle im Hochformat, oder im Querformat dargestellt werden soll. Im Excel Formular fällt uns so etwas nicht auf, aber wenn ihr die Tabelle ausdrucken wollt, dann merkt ihr schnell wovon hier die Rede ist. Es wäre doch schade, wenn eure Tabelle nicht auf ein Blatt Papier passt, oder?

Wenn ihr den Menüpunkt Seite einrichten einmal aufruft, so wird wieder einmal ein Fenster geöffnet.

Im Register Papierformat findet wir den Punkt Orientierung. Dort können wir unsere erste Auswahl treffen. Wenn ihr jetzt einmal auf den Schalter Seitenansicht klickt, so könnt ihr sehen, ob eure Tabelle in den Ausdruck passt.

Ihr bekommt nun angezeigt, wie euer Ausdruck aussehen würde. Passt der Ausdruck nun? Wäre schön, wenn man diese Frage immer mit „Ja“ beantworten könnte, doch leider ist dem nicht immer so. Nun müssen wir wieder in unser Seite einrichten Formular. Nur welchen Schalter nutzen wir dazu?

Man betätigt hier sehr schnell den Schalter Schließen. Der ist aber nicht unbedingt der Richtige. Diesen Schalter könnt ihr betätigen falls eure Einstellungen stimmen. Müsst ihr wieder zum Seite einrichten, so solltet Ihr den Schalter Layout verwenden.

Je nachdem, wie euch die Tabelle angezeigt wurde, würde ich nun zum Punkt Skalierung wechseln.

Wenn die Tabelle wirklich nur ein klein wenig größer, oder kleiner, als der Ausdruck war, so lohnt es sich den Schalter Anpassen zu nutzen. Das erspart uns Arbeit, denn Excel setzt die % - Zahl zur Normalgröße automatisch. Man kann bei dieser Einstellung, das sehen wir bei Verkleinern / Vergrößern, natürlich auch manuell vorgehen.

Eine dritte Möglichkeit wäre, dass ihr auf das Register Seitenränder geht. Ich selber mache dort eigentlich selten Änderungen. Dafür durfte ich, auf der Arbeit, mit ansehen wie Kollegen hier jedes Dokument, ob sinnvoll oder nicht, bearbeiten. Die Entscheidung liegt, zum Glück, bei jedem selbst.

In diesem Teil der Einstellung könnt den Abstand zum Seitenrand ändern und festlegen, wie viel Platz für eine Kopf- und Fußzeile (zu diesem Thema kommen wir im Anschluss) gelassen werden soll. In dem ihr die Werte ändert wird euch auch hier in der Vorschau (Fenstermitte) angezeigt in welchem Verhältnis sich der Ausdruck ändern würde. Mit dieser Funktion von Excel solltet ihr einfach einmal ein wenig rumspielen.

Ich gebe hier etwas zu bedenken:

• Ändert ihr den Seitenabstand nach links, so kann es euch passieren, dass man einen Ausdruck nicht mehr vernünftig abheften kann. Wenn man ein Dokument lochen möchte, so würde man die Löcher in den Ausdruck machen.
• Macht man den Rand nach oben oder unten zu klein so kann es sein, dass man mit der Kopf- und Fußzeile, falls diese gesetzt werden, Probleme bekommt.

Hinweis: Die Einstellungen in Excel entsprechen nicht der deutschen DIN – Norm. Laut dieser DIN wird der linke Rand, zum Abheften, auf 2,5 eingestellt. Der obere Rand sollte wohl auf 1,5 und der untere Rand auf 1 eingestellt werden. Die Fußzeilenhöhe wäre somit mit 0,8 optimal.

Eine, in meinen Augen, recht sinnvolle Funktion finden wir aber auch auf diesem Register. Im unteren Teil finden wir den Punkt Auf der Seite zentrieren.

Nehmen wir einmal an, dass die Tabelle, welche ihr erstellt habt, gar nicht mal so groß ist. Ihr hättet zum rechten Rand zu viel freien Platz. Hier habt ihr dann die Möglichkeit den Punkt Horizontal anzuhaken. Das Aktivieren der Funktion bewirkt, dass die Tabelle in einem vernünftigen Verhältnis vom linken zu rechten Seitenrand dargestellt wird. Die Aktivierung von Vertikal richtet die Tabelle somit zwischen dem oberen und dem unteren Tabellenrand aus.

Kommen wir nun zum Register Kopfzeile / Fußzeile. In vielen Firmen ist es üblich diese zu nutzen, was auch Sinn macht. Als allerbestes Beispiel kann man hier die Seitenzahl eines Dokumentes nennen. Erstellen wir eine Excel Tabelle, welche mehr als eine Seite beinhaltet, so sollte man sich schon überlegen, ob man nicht eine solche Funktion nutzt. Hat ein Dokument noch mehr Seiten, so würde ich das schon als extrem wichtig deklarieren. Es ist ja nicht nur, dass so etwas einen besseren Eindruck hinterlässt, nein, stellt euch einmal vor, dass eure Unterlagen durcheinander geraten. Man soll ja nicht alles so schwarzsehen … stellt euch jetzt einmal vor ihr seid krank und jemand anderes muss sich mit euren durcheinander geratenden Unterlagen zu Recht finden!

Des weiteren fügt man in die Fußzeile gerne das Erstellungsdatum eines Dokumentes, oder den Pfad, ein, damit man es schnell wieder findet. Ihr seht also, dass es sich hierbei um eine nützliche Funktion handelt. Lasst uns nun richtig in diese Sache einsteigen. Wir wählen den Register Kopfzeile / Fußzeile an.

Was ihr hier seht sieht sehr unscheinbar aus. Es ist aber nicht schwer diese Funktion zu bedienen. Ein paar vordefinierte Kopf- und Fußzeilen werden euch bereits angezeigt wenn ihr die Pulldowns betätigt.

Betätigt nun einmal zur Anschauung den kleinen Pfeil beim Pulldown Kopfzeile. Dieses Menü öffnet sich und ein paar Standarteinträge kommen zum Vorschein. (Behaltet für gleich einmal im Kopf, dass zwischen diesen beiden Bereichen 2 Schalter liegen. Diese benötigen wir gleich.)

Klickt ihr auf einen dieser Einträge, so wird dieser sofort sichtbar. Was ihr in dem weißen Feld seht, dass simuliert euren Kopf- und / oder Fußbereich beim Ausdruck. Somit könnt ihr erkennen, wie euer Ausdruck aussehen würde.

Da man aber eigentlich nicht diese vordefinierten Einstellungen verwendet, kommen wir jetzt zum eigentlichen Teil dieses Registers. Wir wollen uns eine eigene Fußzeile für unser Dokument anlegen. Dafür betätigen wir den Schalter Benutzerdefinierte Fußzeile. Es öffnet sich wieder ein neues Fenster.

Man kann erkennen, dass unsere Fußzeile in 3 Bereiche eingeteilt werden kann. Wenn ihr in einem Bereich einen Eintrag machen wollt, so braucht ihr den Cursoer nur in diesen Bereich setzen. Um diese Eintragungen zu machen benötigen wir auch die Piktogramme, welche ihr im Bild sehen könnt.

Diese haben die folgenden Bedeutungen:

Da die gleichen Schalter bei der benutzerdefinierten Kopfzeile vorhanden sind, seid ihr mit diesen Informationen, so denke ich, in der Lage eine Kopf- und Fußzeile in euer Dokument zu setzen.

Wir müssen nun noch ein letztes Registerblatt zur Einrichtung von Seiten besprechen. Es nennt sich Tabelle. Ich selber benutze diese Einstellungen sehr oft bei meinen Tabellen.

Wie ihr seht gibt es hier noch eine Menge einzustellen. Diesen Teil des Menüs könnt Ihr auch direkt im Menü unter dem Punkt Datei finden. Ich selber benötige von dem Register gerade einmal 2 Einstellungen. Wie viele ihr wohl später benötigt? Lasst uns das Ganze einmal schrittweise abarbeiten.

Als erstes kann man in diesem Register den Druckbereich angeben. Dieser ist in meinen Augen eine sehr nützliche Funktion, denn wenn ihr Euch eine Tabelle erstellt, wo Informationen drin abgelegt sind, welche keinen anderen zu interessieren haben, dann kommt genau diese Einstellung zum tragen. Informationen, welche keinen anderen zu interessieren haben, lege ich mir immer außerhalb des zu druckenden Bereiches. Würden wir die Tabelle ohne Festlegung des >Druckbereiches ausdrucken, so würde dieser Teil dennoch mit ausgedruckt. So etwas spare ich mir, indem ich auf das bunte Feld rechts des Eingabefeldes klicke. Unser Fenster verkleinert sich, so dass nur noch die Spalte für den Druckbereich übrig bleibt. Das hat den Vorteil, dass wir unsere Tabelle besser überblicken können. Nun markiert man einfach die Zellen welche ausgedruckt werden sollen. Habt Ihr das gemacht, so klickt ihr wieder auf das bunte Feld und unser Fenster erscheint wieder in Normalgröße.

Als nächstes kommt die Wiederholungszeile oben dran. Auch diese Funktion ist sehr nützlich. Angenommen ihr habt eine Auflistung über mehrere Seiten. Auf dem Tabellenblatt stehen ganz oben aber Überschriften. Würden wir das nun ausdrucken, so würden die Überschriften nur auf der Seite 1 unseres Ausdrucks erscheinen. Bei Seite 2 wären diese schon nicht mehr vorhanden. So etwas wirkt nur wenig professionell, oder? Genau dafür ist diese Wiederholungszeile da. Wir klicken wieder auf das bunte Kästchen und markieren unsere Überschrift. Mit einem weiteren Klick auf das Kästchen schließt sich die Eingabe wieder. Zur endgültigen Übernahme müsste natürlich noch der OK – Schaler betätigt werden. So, dass sind genau diese beiden Einstellungen welche ich nutze.

Kommen wir jetzt also zu den restlichen Einstellungen. Als erstes kommen die Wiederholungsspalten links. Ist bestimmt nicht schwer zu erraten, aber die Funktion ist gleich der Wiederholungszeile oben. Einziger Unterschied ist eben, dass man sich die Überschriften nicht oben vorstellen muss, sondern links am Rand der Tabelle. Wenn man geschäftliche Auswertungen zu machen hat, dann ist diese Funktion bestimmt sehr nützlich, denn da könnten sich zum Beispiel die Monate Januar bis Dezember befinden. Wer weiß.

Wir sehen das Kästchen für die Gitternetzlinien. Dieser Schalter lässt unseren Ausdruck genau so ausschauen wie unser Tabellenblatt ist. Ich für meinen Teil formatiere mir lieber meine Tabellen ein wenig, denn dass sieht wesentlich professioneller aus.

Als nächstes kommt der Schwarzweißdruck dran. Wenn ihr eure Tabellen immer nur in schwarzweiß ausdrucken wollt, dann ist dieser Schalter für euch wichtig. Auch wenn ihr eine Tabelle mit Farbe verseht – der Ausdruck erfolgt in schwarzweiß.

Die Entwurfsqualität ist dafür da, wenn ihr für Testausdrucke wenig Farbe (hierzu zähle ich in dem Fall auch die schwarze Tintenpatrone) verschwenden wollt. Der Ausdruck wird nicht so schön, aber dafür halten eure Tintenpatronen länger.

Für die Option Zeilen und Spaltenüberschriften wüsste ich eigentlich nur eine Anwendungsmöglichkeit. Ihr bastelt euch ein Formular für das Spiel Schiffe versenken. Tatsächlich ist diese Option aber eher dafür eingestellt worden, damit man bei der Fehlerüberprüfung den besseren Durchblick hat. Auch für die Programmierung mit VBA soll diese Funktion sehr hilfreich sein, denn man braucht die Zeilen und Spalten nicht auszuzählen, sondern kann diese direkt vom Ausdruck heraus ablesen.

Manch einer legt sich Kommentare, so weit sind wir hier noch nicht, auf seinen Bildschirm. Mit der Funktion Kommentare, welche wir in dieser Einstellung finden, können wir auswählen, ob diese Kommentare vom Tabellenblatt mit ausgedruckt werden sollen.

Seid mir nicht böse, aber ich spare mir den Rest, der noch offen ist, denn ich habe bis zum heutigen Tag noch keinen sinnvollen Nutzen für diese Einstellungen gefunden. Einen Nutzen soll diese Funktion haben, wenn man z.B. Quartalsabrechnungen über mehrere Seiten macht. Dann wird wohl der Ausdruck sortierter ausgegeben. Ich selber kann mich dazu aber (noch) nicht äußern, da ich mich mit solchen Dingen nie beschäftigen musste.