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Geschrieben von: Marcus Rose   
Mittwoch, 26. März 2008 um 11:35 Uhr

Excel bietet uns die Möglichkeit einer Zelle, oder einem Bereich, einen Namen zu geben. Wozu soll das gut sein? Diese Funktion hat u.a. den Vorteil, dass man für Ordnung in seinen Tabellen sorgen kann. Nehmen wir einmal an, dass Ihr mit mehreren Bereichen rechnen müsst. Stellt Euch vor, dass Ihr eine Formel wie diese erstellt: =SUMMENPRODUKT((C11:C26>=D5)*(C11:C26<=D6)*(D11:D26)),

oder

=SUMMENPRODUKT((Datumsbereich>=Startdatum)*(Datumsbereich<=Enddatum)*(Umsatz))?

Was sieht denn nun nicht nur besser aus, sondern ist auch verständlicher? Es gibt sicherlich nicht wenige Leute, welche der zweiten Variante ihre Stimme geben werden.

 

Ich persönlich nutze die Namen aber eher in einem ganz anderen Bereich. Es gibt ja die bedingte Formatierung. Diese lässt in der Regel nur zu, dass man auf Gegebenheiten in dem selbigen Tabellenblatt zugreift. Mit einem vergebenen Namen kann man hier aber tricksen, da diese auch über das Tabellenblatt hinaus erkannt werden. Sollen wir uns dazu einmal ein Beispiel basteln? Dabei sehen wir auch wie man einen Namen definiert.

Öffnen wir also unser Excel. Wir benötigen 2 Tabellenblätter. Je nach dem wie Euer Excel eingestellt ist, müsst Ihr Euch also noch ein zusätzliches Tabellenblatt anlegen. Dafür gibt es 2 Varianten:

o Klickt mit der rechten Maustaste auf den vorhandenen Tabellenblatt-Reiter. In dem sich öffnenden Menü wählt Ihr Einfügen. Es öffnet sich ein Fester in dem Ihr, im Register Allgemein, auf Tabelle klickt und das mit OK bestätigt.

o Geht in der Menüleiste auf Einfügen und wählt den Punkt Tabellenblatt aus.

 

Nun bereiten wir erst einmal die Tabelle2 vor. Tragt bitte in Zelle A1 bis A3 einmal folgende Tage ein: 1.5.2007, 17.5.2007, 27.5.2007

Diese 3 Zellen markieren wir nun indem wir mit der linken Maustaste auf Zelle A1 klicken, die Taste gedrückt halten und runter auf Zelle A3 gehen. Nun lassen wir die Maustaste los. Jetzt gehen wir in der Menüleiste auf Einfügen, wählen im Menü den Punkt Name aus und gehen auf Definieren. Es öffnet sich ein Fenster. Wenn wir uns dieses betrachten, so sollte uns etwas auffallen. Im unteren Teil, wo bezieht sich auf steht, ist unser gewünschter Bereich bereits eingetragen. Somit brauchen wir nur noch im oberen Teil des Fensters bei Namen in der Arbeitsmappe einen Namen definieren. Tragt hier einmal Feiertag ein und klickt auf OK. Unsere Tabelle2 ist fertig und wir wechseln in Tabelle1.

Tragt in Zelle A1 bitte einmal das Datum 1.5.2007 ein. Wir verlassen die Zelle, markieren sie aber direkt wieder. Nun gehen wir in der Menüleiste auf Format und wählen die bedingte Formatierung aus. Wiederum wird ein Fenster aufgemacht. Unterhalb von Bedingung 1 ist ein Feld in dem vermutlich Zellwert ist steht. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil nach unten können wir diese Eingabe auf Formel ist ändern. In das Feld rechts tragen wir folgende Formel ein: =VERGLEICH(A1;Feiertag;0). Nun klickt Ihr auf den Schalter Format. Im geöffneten Fenster wählt Ihr das Register Muster und sucht Euch eine Farbe aus. Euren Wunsch bestätigt Ihr mit betätigen des OK – Schalters. Mit der bedingten Formatierung sind wir fertig und drücken deshalb wieder auf OK

Fällt Euch etwas auf? Unsere Zelle bekommt eine andere Hintergrundfarbe. Das liegt daran, dass Excel erkannt hat, das der 1.5.2007 einer der von uns in Tabelle2 eingetragenen Feiertage ist.

Da die Zelle ja noch markiert ist geht Ihr mit dem Mauspfeil auf die rechte untere Ecke dieser Zelle. Der Mauspfeil wird zu einem Kreuz. Wenn dem so ist, drückt Ihr die linke Maustaste und haltet diese auch gedrückt. Es geht abwärts bis zur Zelle A31. Nun könnt Ihr die Maustaste loslassen. Wie Ihr sehen könnt habt Ihr in diesem Fall nicht nur das Datum nach unten hin verlängert, sondern Ihr habt den Zellen auch direkt das Zellformat übertragen. Alle von uns genannten Feiertage sind farblich hinterlegt.

 

Mit diesem kleinen Beispiel könnt Ihr jetzt vielleicht erkennen wie praktisch es sein kann einen Namen zu definieren. Wenn Ihr alles das, was ich versucht habe zu erläutern, begriffen habt, dann habt Ihr hier sogar den Einblick in mehrere Bereiche erhalten. Ihr habt einen Namen definiert, eine bedingte Formatierung erstellt und Ihr habt Euch einen kleinen Kalender mit Feiertagsfunktion erstellt.

 

Ein weiterer wichtiger Punkt, wo man diese >Namensbereiche< deklariert, ist die Gültigkeit. Auch hier kann man nicht über die Tabellenblätter hinaus auf Daten zugreifen.

Wir bereiten uns, damit wir auch hier ein kurzes Beispiel abarbeiten können, eine neue Tabelle vor. Auch hier benötigen wir wieder 2 Tabellenblätter. In Tabelle2 tragen wir in die Zellen A1 bis A10 verschiedene Namen ein. Wir markieren den Bereich wieder, gehen in der Menüleiste auf Einfügen – Namen – Definieren und tragen bei Namen in der Arbeitsmappe das Wort „Namen“ ein. Mit OK bestätigen wir unser Tun. Nun wechseln wir in die Tabelle1 und markieren eine Zelle. In der Menüleiste gehen wir auf Daten – Gültigkeit. Im Register Einstellungen wählen wir unter Zulassen das Kriterium Liste aus. Es erscheint ein neues Feld, welches sich Quelle nennt. Dort tragen wir =Namen ein und bestätigen wieder mit OK. Das Fenster schließt und wir sehen, dass sich bei der von uns bearbeiteten Zelle etwas getan hat. Rechts daneben ist ein kleines graues Kästchen mit einem Pfeil nach unten aufgetaucht. Klickt jetzt bitte einmal darauf. Wie Ihr seht öffnet sich ein >Dropdown Menü< bei dem Ihr die einzelnen Namen anwählen könnt.

 

Einen wichtigen Hinweis zum Schluss möchte ich Euch noch geben. Mit diesen Namensbereichen kann man zwar über verschiedene Tabellenblätter einer Tabelle arbeiten, aber nicht über verschiedene Mappen (andere Excel – Tabellen) hinweg.

Zuletzt aktualisiert am Dienstag, 01. April 2008 um 02:33 Uhr
 
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